Verkeerde bankgegevens?

Het is niet de eerste keer dat men verkeerde bankgegevens gebruikt zodat betalingen niet op hun eindbestemming geraken.




Wel is het zo dat het ingeven van verkeerde data of een verkeerd rekeningnummer nooit als goed excuus wordt aanzien voor een niet betaling of wanbetaling. Maar hoe is het mogelijk dat je aan die verkeerde data komt?

Wanneer je als ondernemer of als werknemer veel met klanteninformatie werkt, is het niet onlogisch dat er al wel eens iets verkeerd gaat.

1) Men dient bankgegevens manueel in te geven in een boekhoudkundig ERP systeem. Dit kan leiden tot menselijke fouten waardoor banktransacties niet door gaan.

2) Verkeerde informatie van de klant of firma ontvangen. Wanneer men een druk callcenter belt kan het wel eens zijn dat bankinformatie verkeerdelijk wordt doorgegeven of misbegrepen wordt.

3) Veranderingen in bankgegevens worden niet altijd aan klanten en ondernemers doorgegeven. Eenmaal een klant in het ERP systeem staat, dient deze manueel aangepast te worden. Wanneer dat niet gebeurd is, wordt geld naar de verkeerde rekeningnummer gestort of de rekeningnummer is niet meer in gebruik. Dit is een veel opzoeken van IBAN nummervoorkomende oorzaak. Wanneer je als werkgever verandert van bank, vergeet dan niet je leveranciers en klanten op de hoogte te brengen. Bij het opstellen van een factuur met de nieuwe bankinformatie, kan je een nota toevoegen van de wijzigingen.



4) Verandering in SEPA wetgeving en IBAN identificatie. IBAN moet voldoen aan een bepaalde standaardnorm. Maar dat neemt niet weg dat er wijzigingen in de wetgeving kunnen optreden. Hierdoor kunnen bankgegevens veranderen in functie van de nieuwe standaard.

5) Verandering van BIC nummer. Met behulp van een BIC nummer kan een bank makkelijk geïdentificeerd worden. Wanneer de bank een wijziging in hun BIC code aanvraagt en dit is niet doorgegeven aan de bestaande leveranciers en klanten, dan wordt het geld hoogst waarschijnlijk naar een verkeerde bank overgemaakt.

Ook kunnen banken fusioneren waardoor IBAN en BIC aangepast kunnen worden. Je oude BIC en IBAN codes zijn dan niet meer valid.

Verkeerde bankgegevens6) Hoewel de meeste boekhoudkundige systemen ondertussen met de nieuwe XML IBAN format (ISO2022 XML) werken, is het nog best mogelijk dat het bestaande ERP systeem de IBAN codes niet herkent. Hiervoor dien je contact op te nemen met je eigen bank zodanig dat je de nieuwe XML template in het ERP systeem kan integreren. Deze template houdt rekening met de 34 mogelijke karakters van het IBAN nummer (vroegere bankrekeningnummer was korter).

IBAN CHECKER >>> klik hier

7) Ook al streven we altijd om de bankinformatie zo correct mogelijk weer, het is niet altijd mogelijk dat elke IBAN calculator alle informatie correct weergeeft. Deze IBAN calculators zijn gelinkt aan bepaalde lijsten waarin de IBAN nummers zijn opgenomen. Wanneer deze lijsten niet tijdig aangepast worden, krijgt men mogelijk de verkeerde bankgegevens door. Zorg er daarom voor dat je bij het berekenen van het IBAN nummer steeds verschillende calculators gebruikt om de data te verifiëren.

8) Hoewel het nu niet anders meer kan, is er een tijd geweest waar je het IBAN nummer manueel moest opzoeken en deze gegevens tijdens een overschrijving diende in te vullen. Je kon dan kiezen tussen het gewoon rekeningnummer of het invullen van het IBAN nummer. Door al deze manuele handelingen gebeuren er vaak fouten. De mensen waren ook nog niet zo bekend met IBAN. Gelukkig hebben we deze fase reeds achter de rug en is het ingeven van het IBAN nummer standaard verplicht.

Verkeerde bic code gebruikt. Help!

Wat gebeurt er wanneer je een verkeerde BIC code gebruikt?




bankoverschrijvingSinds de officiële introductie van de Europese overschrijving in Nederland in februari 2013, is iedereen gewoon geraakt aan het gebruik van de BIC code die je naast de IBAN code sinds die datum bij elke overschrijving dient in te voeren. Wie gebruik maakt van een foutieve BIC code kan er dus ongewild voor zorgen dat het geld dat hij of zij overschrijft, op een verkeerde rekening terecht komt of dat de overschrijving niet kan uitgevoerd worden omdat de gegevens van de bank in het geheel niet of slechts gedeeltelijk achterhaald kunnen worden. Het is ook mogelijk dat de betaling gewoon geweigerd wordt. Dit zorgt uiteraard voor ongewilde administratieve problemen en achterstand. In een aantal gevallen kan het zijn dat dit leidt tot het aanrekenen van extra kosten om het ongemak te vergoeden.

Zorgt een foutief ingevoerde BIC code altijd voor problemen?

Een verkeerd ingevulde of zelfs vergeten BIC code hoeft niet altijd voor problemen te zorgen. Dit probleem doet zich slechts voor wanneer het effectief noodzakelijk is om een BIC code te vermelden. Bij de meeste betaalsystemen die gebruikt worden om aan telebankieren te doen, is het enkel noodzakelijk om een de IBAN code in te vullen. Mogelijk ondervindt u dus geen hinder van het gebruik van een verkeerde BIC code.

Bij particuliere opdrachtgevers van een betaling

Verkeerde bic code INGIndien u als particulier een verkeerde BIC code gebruikt, kan het zijn dat de bank waar de begunstigde zijn rekening heeft, niet wordt herkend, waardoor het geld niet terechtkomt op de juiste rekening, of helemaal niet gestort kan worden. In dit geval wordt het geld teruggezonden naar de rekening van de betaler.

Wat gebeurt er wanneer u een verkeerde BIC code gebruikt in een boekhoudkundig softwarepakket zoals Isabel6?

De meeste boekhoudkundige pakketten zullen in dat geval een foutboodschap versturen, en deze zal vermelden dat de BIC onbekend is ofwel een fout vertoond. Dit gebeurt wanneer de BIC niet bekend is bij het SWIFT Netwerk. U doet er best aan om bij uw zakelijke partner even na te gaan of de BIC code klopt. Is dit het geval, dan kunt u de BIC zeker gebruiken. U kunt de BIC ook opzoeken op de website SWIFT.com.

isabel 6 boekhouding
www.isabel.eu

Bij de meeste softwarepakketten wordt de lijst van alle bekende BIC codes maandelijks geüpdatet. Dit is ook bij Isabel6 het geval. De kans dat u een BIC code gebruikt die wel juist is, maar niet opgenomen werd in de lijst van alle bekende BIC codes is bijgevolg redelijk klein te noemen!


Een overschrijvingsformulier invullen en betalen

Het overschrijvingsformulier

Het overschrijvingsformulier blijft de standaard om een betaling uit te voeren van je eigen rekening naar een begunstigde. Vooral netwerkbeheerders en leveranciers werken met zo’n standaard overschrijvingsformulier. Een overschrijving kan zowel digitaal als op papier gebeuren.

Het Europees overschrijvingsformulier ziet er als volgt uit:

  • gebruik van IBAN is de standaard;
  • de maximale verwerkingstijd is in het hele SEPA-gebied gelijk;
  •  het formaat van betaalbestanden is ISO 20022 XML;
  • bij de omschrijving is er ruimte voor 140 posities;
  • een betalingsreferentie biedt ruimte voor 35 posities.

 

Hoe moet je zo’n overschrijving correct invullen om geldig te zijn?

Een overschrijving

Een Europees overschrijvingsformulier is rood zoals in de figuur wordt weergegeven. Op het overschrijvingsformulier wordt steeds de IBAN en BIC nummer vermeld. Wegens de nieuwe SEPA wetgeving van februari 2014 is het verplicht om het IBAN nummer steeds bij een Europese overschrijving te vermelden.

overschrijvingsformulier
Papieren overschrijvingsformulier

Uw leverancier of de schuldeiser heeft in de meeste gevallen reeds al zijn gegevens ingevuld. Dit zijn de begunstigde, IBAN rekeningnummer, het adres van de begunstigde en een gestructureerde mededeling. Hiermee kan men uw overschrijving makkelijk terug vinden. Zelf dient u uw gegevens in te vullen onder het tabje ‘opdrachtgever’ en uw formulier te onderteken. Uw IBAN nummer vindt u terug op uw nieuwe bankkaart of op uw bankuittreksels. Wanneer u inlogt op uw homebank, zal ook steeds het IBAN nummer worden weergegeven.

Wanneer gewenst kunt u ook een datum invullen links vanboven wanneer u wilt dat de overschrijving door uw bank uitgevoerd wordt. Opgelet! Dit is niet de datum wanneer de begunstigde het geld ontvangt.

Verplicht in te vullen gegevens

• het bedrag van overschrijving
• het IBAN van de opdrachtgever
• het IBAN en de naam van de begunstigde
• uw handtekening bovenaan het formulier
• de BIC van de bank van de begunstigde, wanneer het IBAN van de begunstigde niet
met “BE of NL” begint

Wanneer u alles mooi netjes heeft ingevuld, kan u het formulier afgeven op uw bankkantoor of in het daarvoor voorziene brievenbus deponeren.

Te weinig geld op de rekening?

Wanneer u een overschrijving door de bank laat uitvoeren, kan u maar beter zorgen dat u voldoende gelde op uw rekening heeft staan. Wanneer dat niet het geval is zal de bank meestal nog enkele dagen een automatische opvolging doen. Wanneer het geld nog steeds ontoereikend is, wordt de overschrijving niet uitgevoerd. Ook kunnen er kosten verboden zijn wanneer de overschrijving niet heeft kunnen plaatsvinden. Wanneer dat gebeurt, ontvangt u een bericht op uw overschrijving zodat u op de hoogte bent en de overschrijving opnieuw moet aanbieden.