Invloed van SEPA op uw bedrijf: stappenplan

Invloed van SEPA op uw bedrijf: stappenplan

SEPA: nieuwe Europese overschrijvingsformulieren




De SEPA of de Single Euro Payments Area heeft er eigenlijk voor gezorgd dat er in een groot aantal landen (binnen de SEPA zone) uniforme betaalmogelijkheden voor de euro ontwikkeld zijn. Vroeger had elk land zijn eigen betaalproducten. Dat is nu gedaan. Hoewel je reeds van 2008 kon gebruik maken van het Europees

overschrijvingsformulier
Papieren overschrijvingsformulier

overschrijvingsformulier, ben je nu verplicht om dit formulier standaard te gebruiken. Maar dit is niet nieuw. U werkt al jaren met het nieuwe rode overschrijvingsformulier.

Via een Europese overschrijving kan u zowel via hetzelfde formulier binnenlandse als grensoverschrijdende transacties uitvoeren. U dient dus geen verschillende rekeningen meer te hebben. Een rekeningnummer is dus genoeg voor al uw klanten en leveranciers. Dit geldt enkel voor transacties binnen de SEPA zone.

De landen die behoren tot SEPA zijn: Duitsland, Oostenrijk, België, Cyprus, Denemarken, Spanje, Zwitserland, Estland, Zweden, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Mayotte, Nederland, Polen, Portugal, Roemenië, Verenigd Koninkrijk , Saint Pierre en Miquelon, Slovenië, Slowakije, Tsjechische republiek, Ijsland, Bulgarije, Liechtenstein, Monaco en Noorwegen.

Het berichtenverkeer tussen banken, is op basis van het verplichte protocol ISO 20022. Het protocol bestaat uit XML-taal (Extensible Markup Language). Het is leesbaar door specifieke programma’s en door de mens zelf. XML is een taal die gebruikt kan worden om gegevens op te slaan of te versturen via internet.

 

Hoe overstappen naar de nieuwe iso norm?

Wacht niet tot het te laat is en begin nu! Als bedrijf heb je heel wat zaken aan te passen om conform te zijn met de nieuwe wetgeving.

Gegevens over uw rekeningnummer

Wanneer u zowel enkel binnen Nederland als ook buiten Nederland Europese overschrijvingen doorvoert, heeft SEPA wel degelijk invloed op uw bedrijfsadministratie. Zoek alle info op die betrekking heeft met uw rekeningnummer. Dat is BIC en IBAN nummer.

Organisatie binnen uw bedrijf

Stel binnen uw bedrijf iemand aan die verantwoordelijk is voor de overgang. Deze persoon zal een plan op stellen om alle afdelingen zoals debiteuren- of financiële administratie, IT-afdeling met elkaar af te stemmen. Stel een datum voorop wanneer de omschakeling compleet moet zijn.

Uw boekhoudkundige programma’s (ERP) en andere

Zorg dat tegen die tijd alle software aangepast is om de betaalopdrachten correct te kunnen uitvoeren. De aanlevering van de betaalopdrachten krijgen immers een nieuw formaat nl. UNIFI XML ISO 20022. Via uw bank kan u uitleg vragen. Voor de uitwisseling van gegevens tussen de klant en de bank is er geen verplicht formaat.

Gebruik boekhoudkundige software die compatibel is in het gebruik en de opslag voor IBAN (34 alfanumerieke tekens) en BIC (11 alfanumerieke tekens). Bespreek met uw leveranciers of wijzigingen noodzakelijk zijn voor rapportage of aumatische reconciliatie. Maakt u gebruik van internetbankieren voor het aanleveren of aanmaken van betaalopdrachten? Neem dan contact op met uw bank voor nadere informatie.

U kunt ook gebruik maken van conversie programma’s die al uw rekeningnummers omzet in het gewenste formaat: Zo heb je Accountview, Exact, Unit4 en Illicosoft als boekhoudkundige programma’s die via de conversietool van ibanbicservice.nl uw rekeningnummers snel converteert.


Vermelding van IBAN BIC

Wanneer u alles heeft aangepast, is het tijd om iedereen op de hoogte te stellen van de veranderingen. Informeer medewerkers, klanten, leveranciers en andere relaties op de hoogte van uw nieuwe rekeningnummer informatie. Geef ook de datum door wanneer u volledig bent overgeschakeld.

Verzamel daarnaast IBAN BIC van uw klanten, medewerkers, leveranciers en andere relaties en wijzig deze gegevens in uw administratie. U kunt alle huidige rekeningnummers in één keer naar IBAN laten overzetten door gespecialiseerde software pakketten. Pas verder uw loonstroken (uitbetalingen salaris), facturen, formulieren, briefpapier, websites en andere communicatiemiddelen waar uw rekeningnummer op staat, op tijd aan.

Domiciliëringsmandaten

De domiciliëringsmandaten worden niet meer door de banken beheerd. Vanaf april 32014, is dat uw eigen verantwoordelijkheid. Voor het uitvoeren van domiciliëringen, hoeft u niets te doen. Uw leverancier dient zelf het nodige te doen. Het kan wel zijn dat uw leverancier kiest voor een B2B domiciliëring. Dit nieuwe mandaat dient u natuurlijk wel goed te keuren.

Int u zelf de gelden uit domiciliëring, bent u zelf beheerder. De aanpassingen die u dient te maken, hangt af van het soort domiciliëring dat u kiest:

  • Core domiciliëring (particulier – zelfstandige) – Lopende mandaten blijven gelden. De klant hoeft niets te doen. Kan overgezet worden naar Europees domiciliëringssysteem.
  • B2B domiciliëring (zelfstandige – zelfstandige) – Een Belgisch of Nederlands mandaat kan niet overgezet worden naar een Europees mandaat. Vraag uw klant om het nieuwe Europese mandaat te ondertekenen. De klant dient het mandaat ook aan zijn bank te bevestigen. Zoniet kan er geen geld geïnd worden.
Europees domiciliëringsmandaat
Europees domiciliëringsmandaat

 

Voordelen SEPA

  1.  Meer concurrentie op de betaalmiddelenmarkt omdat ook niet-bancaire instellingen betaaldiensten kunnen leveren aan particulieren
  2. Snellere verwerking van betalingen: gemiddeld 24 uur.
  3. Voordeliger systeem van valutadatum en meer transparantie (betere bescherming van de consument)
  4. Een wettelijk kader voor de betaaldiensten (gelijk voor alle SEPA landen en niet meer onafhankelijk per land)

Een ander voordeel is dat de consument beter beschermd wordt tegen domiciliëringsmandaten. Vanaf 1 februari 2014 kan de klant zelf een maximumbedrag en een maximale periodiciteit voor zijn domiciliëringen bepalen. Ook kan de klant beslissen welke leveranciers hij toelaat en welke niet.